Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : obligations, contenu et modèle commenté

L'assemblée annuelle est l'obligation la plus souvent négligée dans les SCI familiales, parce que « tout le monde est d'accord ». Pourtant, un PV manquant se paie plus tard : à la vente d'un bien, lors d'une succession, d'un divorce ou d'un contrôle, c'est le registre des délibérations qu'on vous demandera.

Ce que la loi impose

Le Code civil (article 1856) impose au gérant de rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an, par un rapport écrit d'ensemble sur l'activité de la société, avec indication des bénéfices réalisés ou prévisibles et des pertes encourues ou prévues. Le décret du 3 juillet 1978 (article 40) précise le formalisme : convocation par lettre recommandée quinze jours au moins avant la réunion, avec l'ordre du jour, le texte des résolutions et le rapport du gérant.

En revanche, contrairement aux sociétés commerciales, aucun texte n'impose un délai de six mois après la clôture pour approuver les comptes d'une SCI. Ce délai vient des statuts, qui le reprennent presque toujours. Lisez les vôtres : ce sont eux qui fixent le délai, le mode de convocation (certains autorisent le courriel ou la lettre simple), les règles de quorum et de majorité. À défaut de clause, les décisions se prennent à l'unanimité (article 1852).

Assemblée, consultation écrite ou acte unanime

Les statuts peuvent prévoir une consultation écrite, ou que les décisions résultent du consentement de tous les associés exprimé dans un acte. Pour une SCI familiale de deux à quatre associés, l'acte unanime signé de tous est la forme la plus simple : il tient lieu de convocation, de réunion et de PV. Vérifiez seulement que vos statuts l'autorisent.

Le contenu du procès-verbal

Le PV doit permettre à un tiers, des années plus tard, de vérifier que la décision a été régulièrement prise. Il indique :

1. La date, l'heure et le lieu, et le mode de convocation.
2. Les associés présents ou représentés et le nombre de parts de chacun, puis le constat que le quorum est atteint.
3. Le président de séance (le gérant en général).
4. Les documents mis à disposition : rapport de gérance, comptes de l'exercice, texte des résolutions.
5. Le rapport de gérance, au moins en résumé : recettes, charges, résultat, événements de l'année (travaux, changement de locataire, emprunt).
6. Les résolutions, chacune suivie du résultat du vote.
7. Les signatures.

Les résolutions habituelles

Première résolution : approbation des comptes

« L'assemblée, après avoir entendu le rapport de gérance, approuve les comptes de l'exercice clos le 31 décembre N tels qu'ils lui ont été présentés, faisant ressortir un résultat de X €. »

Deuxième résolution : affectation du résultat

C'est la résolution qui compte. Trois options courantes : report à nouveau (le résultat reste dans la société), inscription en compte courant des associés (le résultat devient une dette de la SCI envers chacun, remboursable), ou distribution (versement effectif). Rappel : l'imposition de la quote-part est identique dans les trois cas. La différence est juridique et patrimoniale, pas fiscale.

Troisième résolution : quitus au gérant

Le quitus décharge le gérant de sa responsabilité pour la gestion de l'exercice écoulé, à l'égard des associés. Il ne couvre pas les fautes dissimulées.

Résolutions ponctuelles

Rémunération du gérant, autorisation d'un emprunt, vente d'un bien, agrément d'un nouvel associé. Tout ce qui sort de la gestion courante mérite une résolution.

Conservation

Les PV sont consignés dans un registre des délibérations, tenu au siège. Le registre coté et paraphé n'est plus obligatoire pour les sociétés civiles, mais un classeur chronologique avec les PV signés et les convocations est le minimum. Conservez aussi les comptes annexés. Aucun dépôt au greffe n'est requis pour une SCI.